オフィス環境を改善すれば業務効率化アップにつながる!

オフィス環境は社員のモチベーションや健康維持を左右し、業績にも影響を与える重要な要因です。賢く改善して、生産性向上を目指しましょう。 今回は社員にとって不満が溜まりやすいオフィス環境の事例を紹介しながら、改善の方法やポイントを解説していきます。


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不満要素が溜まりやすいオフィス環境の特徴

従業員が不満やストレスをため込みやすいオフィス環境を具体的に解説していきましょう。

オフィスはあくまでも仕事をする場所です。いくらきれいで見栄えが良くても快適に仕事ができないのでは、社員は業務に集中できません。

業績が伸び悩んでいると感じたら、一度オフィスを再点検することをおすすめします。社員へのリサーチもすすめながら、働きにくい部分をチェックしてみてください。

動線が悪い

立ちあがって動きにくい、いわゆる動線が悪いオフィスは仕事がしにくく、社員のストレスがたまりやすい傾向にあります。

たとえば、デスクや収納棚の配置が悪く、社員の動線がさえぎられるのはNGです。通路が狭かったり、デスクが密集して置かれたりしていると、資料やコピーを取りにいくのが面倒に感じてしまい、効率的に動けません。

室内が暗い

オフィスの照明が暗いと書類仕事がしにくいため、社員は最大限のパフォーマンスを発揮できません。また室内が暗いと気分が暗くなり、やる気もダウンします。

照明が暗すぎると、目が疲れやすくなるというデメリットもあります。集中できなくなって業務効率が低下するだけでなく、肩こりや頭痛などの症状を引き起こす原因にもなりかねません。

設備や備品があまり良くない

オフィスの設備や備品の質が良くないと社員のストレスが蓄積し、仕事のクオリティが低下する原因にもなります。

たとえばデスクの引き出しが開けにくい、椅子が座るたびにギシギシ鳴るなど、使い勝手が悪い備品は集中力を途切れさせる原因です。

また収納スペースが少ないと、オフィスがいつまでも片付きません。資料などを取り出しにくくなり、仕事へのモチベーションも下がってしまいます。

休憩するスペースがない

オフィス内に休憩するスペースがないことは、社員の不満がたまる最大の要因です。

オフィスは仕事をする空間であると同時に、生活の場でもあります。どんなに優秀な社員でも、休みなく仕事に集中し続けることはできません。

ゆっくり飲食が楽しめるスペースや仮眠ができる場所など、仕事のオン・オフの切り替えができるスペースがないオフィスで長時間働くのは不可能です。しっかり休憩をとれないと仕事のミスが増え、病気になるリスクも高くなってしまうでしょう。

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オフィス環境を改善する方法を紹介

それでは、オフィス環境を改善する方法を紹介していきましょう。

理想とするのは「社員がストレスなく、集中して業務に取り組める空間」です。オフィスを移転しなくても、ちょっとした工夫で環境の改善はできます。ぜひ試してみてください。

働きやすいレイアウトを設計する

業務効率の低下が気になるなら、社員が動きやすいレイアウト設計をすることから始めると良いでしょう。

オフィス空間の広がりや従業員数、業務内容は、企業ごとに違います。社員の意見も聞きながらデスクや家具の配置を見直して、動線の悪さを改善してください。

社員のモチベーションアップを狙うなら、思い切ってデスクの配置を変えてみるのも選択肢のひとつです。たとえば個人の机を固定しないフリーアドレス型なら、空いているデスクを自由に使えることでいつも新鮮な気持ちで仕事ができ、やる気がでます。

個人の書類や仕事道具を常にコンパクトにまとめておくことで、オフィス内もすっきりします。従業員同士が交流しやすくなり、オフィスの雰囲気向上にも役立つでしょう。

照明を工夫する

オフィスの雰囲気を改善するには、照明を工夫して明るくするのがおすすめです。照明を増やせば目が疲れにくくなり、社員の慢性的な疲労の軽減にも役立ちます。

部屋を使う目的に合わせて、照明の色を使いわけるのも効果的です。電灯色には大きく分けて3つの種類があり、それぞれ見る人に与えるイメージが変わります。

たとえば昼光色は3色の中で最も明るく、書類仕事をするワーキングスペースに適しています。休憩スペースにはオレンジ色がかった、暖かみのある電球色を使うのがおすすめです。

昼白色は自然光に近く、自然な雰囲気を演出します。会議室やエントランスなどに使うと開放感があり、オフィスの雰囲気がさらに良くなるでしょう。

働きやすさに考慮した設備や備品を取り入れる

業務効率向上のためには、働きやすさに考慮した設備や備品を取り入れることも必要です。

良い設備・備品を使えば社員が仕事をしやすくなり、そのぶん業績も伸びることはいうまでもありません。買い替えにはコストがかかるものの、費用が無駄になることはないので安心してください。

デスクワークが中心なら、座り心地の良い椅子を選ぶと働きにくさが改善できます。収納力の高いデスクは出し入れにかかる時間を短縮でき、ストレス軽減にも役立つでしょう。

休憩できるスペースを確保する

社員が働きやすい環境を整えるには、休憩スペースの確保は必須です。

仕事の疲労やストレスの蓄積は業務効率を低下させ、社員の健康を害する原因です。リフレッシュできる環境を整えることで、業務効率化アップと社員の健康増進を図りましょう。従業員同士のコミュニケーションを活発化するのにも効果的です。

タイムワールドのボックス型酸素カプセルは、オフィスの休憩スペースにも活用可能です。

高濃度酸素を摂取することで仕事の疲れをリフレッシュでき、仲間と一緒に入ってコミュニケーションもとれて、一石二鳥です。仮眠室としても使えるので、短時間でもしっかりと休憩ができるでしょう。

タイムワールドなら酸素カプセルの種類が豊富で、オフィスのスペースにあわせてモデルを選べます。お得なレンタルでリーズナブルに導入できるため、会社の福利厚生の一環にぜひ利用を検討してください。

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オフィス環境を改善する際のポイント

オフィス環境を改善する際の注意点を解説していきます。

オフィス改善の第一歩は、社員が抱える不満を正しく理解することです。それぞれのオフィスごとに改善すべき点を、しっかり把握することを目指しましょう。

従業員の声を参考にする

オフィスの改善は従業員の声を参考に、働く人目線で行うことが大切です。さまざまな手法があるものの、経営者側がよかれと思って改善しても、社員の不満が解消できなければ意味がありません。

オフィスで実際に働いている社員の声を聴くことで、問題点が見つけ出せるようになります。広くアンケートをとって意見を求めるほか、打ち合わせやミーティングでも積極的にアンテナを張って、社員の不満の把握に努めましょう。

他社のオフィスを見学してみる

オフィスの改善方法に悩んだら、他社の取り組みを参考にするのも選択肢のひとつです。社員の福利厚生やオフィス改善にいち早く取り組んでいる会社を訪問して、見学させてもらうと良いでしょう。

社会の変化や従業員のニーズにあわせて、オフィスを改善するアイデアのバリエーションはどんどん広がっています。他社の改善事例が必ずしも有効とは限らないものの、自社で取り入れられる要素なら積極的に導入しましょう。

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まとめ

オフィス環境を改善すると社員のストレスが減り、生産性の向上につながることはいうまでもありません。安定した人材確保にも役立ちます。

酸素カプセルなどの便利な設備も活用して、社員が働きやすいオフィス環境を整えましょう。

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